Privacy-verklaring

Het Stichts Langlauf Team (SLT) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy-verklaring leggen we uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Het SLT houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door SLT verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Het informeren over de vereniging en haar activiteiten door middel van nieuwsbrieven, uitnodigingen en email
• Het organiseren van verenigingsactiviteiten
• Het incasseren van contributie

Welke persoonsgegevens verwerken wij

Voor de bovenstaande doelstellingen worden persoonsgegevens gevraagd via de volgende web-formulieren: 

1. Contact-formulier: Naam, emailadres, en evt. telefoonnummer. Deze gegevens zijn toegankelijk voor het bestuur en de web-redactie.
2. Aanvraag proeflessen: Naam, adres, woonplaats, emailadres, telefoonnummer, geslacht, sportachtergrond. Deze gegevens zijn toegankelijk voor het bestuur en de instructeurs.
3.  Lidmaatschapsformulier: Naam, adres, woonplaats, emailadres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum, lidmaatschapsnummer Ned. Ski Vereniging (indien van toepassing), IBAN. Deze gegevens zijn toegankelijk voor de ledenadministratie en penningmeester, en worden (m.u.v. emailadres en IBAN) worden ook gedeeld met de Ned. Ski Vereniging (onze “sportbond”) t.b.v. de ledenadministratie. De contactgegevens (NAWTE) van onze leden en donateurs zijn toegankelijk voor het bestuur en kunnen desgewenst opgevraagd worden door commissieleden indien dit noodzakelijk is voor het organiseren van activiteiten. 
4.  Opgaveformulier evenementen: Voor evenementen en wedstrijden wordt een web- of emailformulier gebruikt waarin naam, emailadres en verdere gegevens benodigd voor het evenement worden gevraagd. Deze zijn toegankelijk voor de leden die het evenement organiseren en worden na het evenement verwijderd. 

Foto’s

Voor onze website, folders, en andere communicatiemiddelen gebruiken we foto’s. Als dat is om verslag te doen van onze activiteiten, zgn. journalistieke doeleinden, is toestemming van degenen die er herkenbaar op staat niet noodzakelijk, maar houden we, indien mogelijk, graag rekening met ieders wensen. We hebben wel toestemming nodig als de foto’s gebruikt worden voor andere doeleinden, zoals het illustreren van de website, een folder of een aankondiging. Hiervoor wordt uw testemming gevraagd in het lidmaatschapsformulier.  U kunt uw toestemming ten alle tijde intrekken door een mail te sturen naar ledenadministratie@langlaufen.nl.

Verstrekking aan derden

Voor onze werkzaamheden maken we gebruik van de volgende dienstverleners:

• Met de ING-bank voor de verwerking van doorlopende machtigingen
• De Nederlandse Ski Vereniging ten behoeve van de ledenadministratie 
• Met MailChimp ten behoeve van het versturen van onze nieuwsbrief
• Met Google voor gegevensopslag (Google Drive) en email
• Met Google Analytics ten behoeve van de monitoring van het bezoek aan onze website 
• Met Microsoft voor de hosting van onze website

Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Het SLT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Aan het eind van elk seizoen worden de gegevens die niet meer gebruikt worden uit de administratie verwijderd. 

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn alle personen die namens het SLT van uw gegevens kennis kunnen nemen geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij zijn tevens gehouden aan geheimhouding daarvan. De persoonsgegevens worden verwerkt met systemen die beveiligd zijn d.m.v. gebruikersnaam en wachtwoord. 

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een vraag of een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Contactgegevens

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of ons wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen door een berichtje te sturen aan penningmeester@langlaufen.nl (AVG-functionaris) of voorzitter@langlaufen.nl.